La réponse courte : ça ne se calcule pas au nombre de boissons
C'est l'erreur qui fait sur-commander. Un gobelet réutilisable revient au bar et repart. Ce qui détermine la quantité à acheter, ce n'est pas le nombre de consommations servies sur le week-end — c'est le nombre de gobelets immobilisés en même temps au pic de la soirée.
Une buvette qui sert 3 000 boissons peut tourner avec quelques centaines de gobelets, ou en exiger deux fois plus. Tout dépend de trois choses.
Les trois paramètres qui décident
- La consigne. C'est le levier le plus puissant, et le seul que vous maîtrisez entièrement. Plus elle est élevée, plus le gobelet revient vite au bar au lieu de finir sur une table ou dans une poche. Une consigne symbolique ne ramène pas le parc.
- Le nombre de points de bar et leur éloignement. Deux bars aux extrémités de la place immobilisent nettement plus de gobelets qu'un seul, parce que personne ne traverse la fête pour rendre un gobelet. Chaque bar supplémentaire est un stock tampon de plus.
- La possibilité de laver pendant la manifestation. Un seul passage en machine en cours de soirée peut diviser la quantité nécessaire. Sans lavage sur place, il faut acheter pour tenir tout le week-end.
Faites le compte sur votre pic, pas sur votre total
La méthode qui marche : estimez le nombre de personnes présentes simultanément au moment le plus chargé — le concert du samedi soir, pas la moyenne du week-end — et partez du principe qu'une bonne partie d'entre elles tient un gobelet. Ajoutez les gobelets en attente de lavage et ceux posés sur les tables. Vous avez votre ordre de grandeur.
Si vous avez déjà organisé l'édition précédente, votre meilleur chiffre est celui-là : ce que vous avez réellement observé, corrigé de ce qui a changé.
Le palier suivant coûte souvent moins cher que prévu
Entre deux paliers, l'écart de prix à la pièce est important. Passer de 250 à 500 pièces ne double pas la facture — et le surplus n'est pas perdu : marqué de votre logo sans millésime, il ressert à l'édition suivante. Le prix par palier est affiché sur chaque fiche produit, vous pouvez comparer avant de trancher.
Ce qu'il reste après la fête
Un parc marqué qui dort dans un local n'a de valeur que s'il ressort. Deux conditions : un endroit sec pour le stocker, et une solution de lavage. Si votre salle n'a pas de lave-vaisselle professionnel, réglez la question avant de commander, pas après.