Die kurze Antwort: Man rechnet nicht mit der Zahl der Getränke
Das ist der Fehler, der zu Überbestellungen führt. Ein Mehrweg-Becher kommt an die Bar zurück und geht wieder hinaus. Die Menge, die Sie kaufen müssen, hängt nicht von der Zahl der übers Wochenende ausgeschenkten Getränke ab – sondern von der Zahl der Becher, die zur Spitzenzeit des Abends gleichzeitig im Umlauf sind.
Eine Festwirtschaft, die 3'000 Getränke ausschenkt, kann mit einigen hundert Bechern auskommen – oder doppelt so viele brauchen. Alles hängt von drei Dingen ab.
Die drei entscheidenden Faktoren
- Das Depot. Es ist der stärkste Hebel und der einzige, den Sie vollständig in der Hand haben. Je höher es ist, desto schneller kommt der Becher an die Bar zurück, statt auf einem Tisch oder in einer Tasche zu landen. Ein symbolisches Depot bringt den Bestand nicht zurück.
- Die Zahl der Bars und ihre Entfernung. Zwei Bars an den beiden Enden des Festplatzes binden deutlich mehr Becher als eine einzige, denn niemand durchquert das Fest, um einen Becher zurückzugeben. Jede zusätzliche Bar ist ein weiterer Pufferbestand.
- Die Möglichkeit, während des Anlasses zu waschen. Schon ein einziger Waschgang im Laufe des Abends kann die benötigte Menge halbieren. Ohne Reinigung vor Ort müssen Sie so viel kaufen, dass es fürs ganze Wochenende reicht.
Rechnen Sie mit Ihrem Spitzenwert, nicht mit Ihrem Total
Die Methode, die funktioniert: Schätzen Sie die Zahl der Personen, die zum Zeitpunkt des grössten Andrangs gleichzeitig anwesend sind – das Konzert am Samstagabend, nicht den Durchschnitt des Wochenendes – und gehen Sie davon aus, dass ein guter Teil von ihnen einen Becher in der Hand hält. Zählen Sie die Becher dazu, die auf die Reinigung warten, und jene, die auf den Tischen stehen. Damit haben Sie Ihre Grössenordnung.
Wenn Sie die letzte Ausgabe bereits organisiert haben, ist dies Ihre beste Zahl: was Sie tatsächlich beobachtet haben, korrigiert um das, was sich geändert hat.
Die nächste Staffel kostet oft weniger als gedacht
Zwischen zwei Staffeln ist der Unterschied im Stückpreis gross. Der Schritt von 250 auf 500 Stück verdoppelt die Rechnung nicht – und der Überschuss ist nicht verloren: Mit Ihrem Logo und ohne Jahreszahl bedruckt, dient er an der nächsten Ausgabe wieder. Der Preis jeder Staffel steht auf jeder Produktseite, Sie können vergleichen, bevor Sie entscheiden.
Was nach dem Fest bleibt
Ein bedruckter Bestand, der in einem Lager schlummert, hat nur dann einen Wert, wenn er wieder zum Einsatz kommt. Zwei Voraussetzungen: ein trockener Ort zur Lagerung und eine Lösung für die Reinigung. Hat Ihr Saal keine professionelle Geschirrspülmaschine, klären Sie diese Frage vor der Bestellung, nicht danach.